Wat kost het nu echt om een feestje op locatie te organiseren

Een feestje op locatie organiseren klinkt leuk en makkelijk, maar en komt vaak meer bij kijken als wat men denkt. De kosten kunnen flink oplopen als je niet goed weet waar je rekening mee moet houden. Veel mensen onderschatten de uitgaven die komen kijken bij het huren van een locatie, catering, entertainment en andere extra’s. Dit artikel helpt je inzicht te krijgen in de gemiddelde kosten van een feest op locatie, zodat je beter kunt plannen en verrassingen voorkomt.

Een feestelijke ruimte in een overdekte locatie, ingericht met ronde tafels bedekt met zwarte tafelkleden en witte plastic stoelen. Er zijn twee tenten met een bar en een DJ-set, omlijst door kleurrijke verlichting. De groene en blauwe lichteffecten creëren een gezellige sfeer voor een evenement.

Kosten van de locatie zelf

De locatie is een groot deel van je budget. De prijs hangt sterk af van de grootte, de ligging en de faciliteiten die de locatie biedt. Gemiddeld betaal je voor een feestlocatie tussen de €500 en €3000 voor een dagdeel.

• Eigen locatie in de tuin of bijvoorbeeld een eigen bedrijfshal is uiteraard gratis

• Kleine locaties of buurthuizen kosten vaak tussen de €200 en €700.

• Middelgrote locaties met meer voorzieningen liggen rond de €700 tot €1500.

• Exclusieve of bijzondere locaties kunnen oplopen tot €1500 of meer.

  
  

Let op extra kosten zoals schoonmaakkosten, borg en eventueel huur van meubilair. Sommige locaties rekenen ook extra voor gebruik van geluidssystemen of verlichting.

Catering en drank

Catering is een andere grote kostenpost. De prijs hangt af van het type eten, het aantal gasten en de manier van serveren.

• Een eenvoudige borrelhap kost gemiddeld €7 tot €15 per persoon.

• Een buffet met warme gerechten ligt vaak tussen de €20 en €40 per persoon.

• Een luxe diner kan oplopen tot €50 of meer per persoon.

  
  

Drankprijzen verschillen ook sterk. Reken voor een open bar of drankarrangement op ongeveer €15 tot €30 per persoon, afhankelijk van het aanbod.

Inrichting en Meubilair

De inrichting van een evenement is cruciaal voor de algehele sfeer en ervaring van de gasten. Hieronder bespreken we de verschillende aspecten van de inrichting, waaronder tenten, bars en meubilair, met richtprijzen om u te helpen bij uw budgettering.

Tenten

Tenten zijn een essentieel onderdeel van elk buiten evenement. Ze bieden bescherming tegen regen, zon en wind en creëren een gezellige ruimte. Er zijn verschillende soorten tenten beschikbaar, zoals:

• Stretchtenten: Ideaal voor grotere en luxe evenementen, bieden veel ruimte en hebben een luxe uitstraling. Richtprijs: €500 - €2000, afhankelijk van de grootte.

• Partytenten: Geschikt voor kleinere bijeenkomsten, gemakkelijk op te zetten en af te breken. Richtprijs: €100 - €600.

• Pagodetenten: Perfect voor het creëren van feesten in de koudere dagen met optioneel een ondervloer. Richtprijs: €400 - €1500.

Bar

De bar is een belangrijk ontmoetingspunt op elk evenement. Het ontwerp en de inrichting van de bar moeten aantrekkelijk en functioneel zijn. Overweeg de volgende elementen:

• Stijl: Kies een bar die past bij het thema van het evenement, zoals een rustieke houten bar of een moderne, strakke bar. Richtprijs: €150 - €1500.

• Personeel: Vriendelijk en goed opgeleid personeel is essentieel voor een vlotte service. Richtprijs: €35 - €65 per uur per barman/vrouw.

Meubilair en inrichting

Het meubilair moet comfortabel en uitnodigend zijn, zodat gasten zich kunnen ontspannen en genieten. Hier zijn enkele overwegingen:

• Zitplaatsen: Zorg voor voldoende zitplaatsen, zoals tafels en stoelen, lounge- of zitzakken voor een informele sfeer. Richtprijs: €2 - €12 per stoel en €20 - €50 per tafel.

• Decoratie: Gebruik decoratieve elementen zoals tafellakens, kaarsen en bloemen om de ruimte op te fleuren. Richtprijs: €30 - €300, afhankelijk van de gekozen decoratie.

• Verlichting: Verlichting is een essentieel onderdeel van de inrichting. Goede verlichting zorgt voor een gezellige en warme sfeer tijdens het feest. Denk hierbij aan bolletjes verlichting of uplights. Richtprijs: €40 - €300, afhankelijk van de gekozen verlichting.

• Indeling: Denk na over de indeling van de ruimte om een goede doorstroming te garanderen en sociale interactie te bevorderen.

Entertainment en extra’s

Entertainment maakt het feest compleet, maar brengt ook kosten met zich mee. Denk aan een DJ, live band, fotograaf of activiteiten.

• Een allround DJ inclusief apparatuur kost gemiddeld tussen de €400 en €1000 per avond.

• Een live band kan variëren van €600 tot €2000, afhankelijk van de grootte en bekendheid.

• Een fotograaf kost meestal tussen de €250 en €800.

  
  

Andere extra’s zoals decoratie, huur van extra meubilair, licht- en geluidsapparatuur of een tent kunnen ook snel oplopen. Houd rekening met een budget van enkele honderden euro’s voor deze extra’s.

Door slim te plannen en offertes te vergelijken, houd je de kosten beter onder controle zonder in te leveren op sfeer en kwaliteit.